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Top 20 trucs et astuces Word à connaître par cœur

les meilleures astuces word à connaitre absolument

Que vous soyez un travailleur, un chercheur ou un étudiant, il est fort probable que vous utilisez Word pour accomplir vos missions de saisie de documents. Ainsi, je vous présente les meilleures astuces Word à connaitre absolument.

En effet, Word est le logiciel phare de la suite bureautique Microsoft Office. A l’instar de ses concurrents gratuits et open-source, il fournit de fonctionnalités super intéressant qui poussent plusieurs utilisateurs à lui faire confiance.

Non seulement il met à leur disposition des commandes toutes faites, mais aussi il présente une interface de travail très conviviale, responsive et disponible en plusieurs langues.

Quelles sont les meilleures astuces Word ?

Le rôle premier d’un logiciel de traitement de texte est de saisir, mettre en forme puis de mettre en page plusieurs sortes de documents. Il fournit des fonctions toutes prêtes qui facilitent les utilisateurs à réaliser correctement leur tâche.

Cela étant, cet article présente 20 meilleures astuces Word que vous devez absolument connaitre.

Comment changer l’orientation de la page sur Word ?

Vous souhaitez modifier la disposition de vos pages Word ? Ressourcez-vous dans le menu « Mise en page »

En effet, pour passer l’affichage de la page en portrait ou paysage, vous devez vous rendre dans le groupe « Mise en page » de l’onglet portant le même nom. En déroulant l’option Orientation, cliquez sur le mode d’affichage que vous voulez appliquer.

Toutefois, cela permet d’appliquer ce mode d’affichage sur toute la section ou tout le document. Pour changer uniquement l’orientation d’une page en mode paysage, suivez ces étapes :

  • Sélectionner la page à mettre en paysage/portrait
  • Allez dans l’onglet Mise en page
  • Dans le groupe Mise en page, cliquez sur le bouton fléché situé sur son coin inférieur droit pour afficher toutes les options de mise en page
  • Dans l’écran qui s’affiche, sélectionner la disposition paysage/portrait puis dans l’option Appliquer à, choisissez l’entrée A partir de ce point. Faites de même sur la page qui se trouve en-dessous de celle sur laquelle vous venez de changer l’orientation.

Astuces Word : comment trier automatiquement une liste ?

Word permet de trier une liste de données selon un certain ordre. Souvent, les tris s’appliquent sur des sigles et abréviations affichés sur une page. Ils peuvent également intervenir dans les tableaux pour trier les noms des personnes selon le sexe, l’ordre alphabétique, etc.

Voir aussi  Comment supprimer une page vierge sur Word ?

Pour profiter de cette fonctionnalité, allez dans Accueil > Paragraphe > Trier.

Vous pouvez en outre créer la liste des schémas et tableaux intégrés dans votre document Word.

Comment corriger les fautes d’orthographe d’un document Word ?

Votre document contient plusieurs fautes d’orthographe ? Word permet de les corriger une à une. Pour les afficher, rendez-vous dans Révision > Vérification > Grammaire et orthographe.

Astuces Word : Comment convertir le fichier Word vers le format PDF ?

Le format PDF est devenu une norme du fait de son utilisation. Très portable, l’extension créée par la société Adobe permet de conserver les mises en page intégrées par l’auteur du document dans tous les logiciels où il est affiché.

Word contient nativement une fonction qui permet de convertir son format de fichier vers le format PDF. Il suffit de respecter les procédures suivantes :

  • Ouvrir le document à convertir
  • Se rendre dans Fichier > Enregistrer sous
  • Après avoir sélectionné l’emplacement et saisi le nom du fichier
  • Déroulez la zone « Type » puis cliquez sur PDF
meilleure astuce word, convertir le fichier word en format pdf
convertir son document Word en pdf

Pour effectuer le chemin inverse c’est-à-dire convertir un fichier pdf en format Word modifiable, consulter cet article posté sur ce site.

Comment mettre le texte en italique, en gras ou le souligner ?

Word propose plusieurs styles de mise en valeur du texte. Ils sont accessibles depuis l’onglet Accueil > groupe Police. Cependant, trois d’entre elles méritent une attention particulière. Il s’agit de :

  • La mise en gras : cliquez sur G (Ctrl + Maj + B)
  • L’Italique : cliquez sur I (Ctrl + I)
  • Et du soulignement : cliquez sur S (Ctrl + U)

Ces fonctions sont appliquées après la sélection du texte à mettre en valeur.

Comment reproduire la mise en forme sur Word ?

Si vous aimez une mise en forme et que vous souhaitez l’appliquer sur un autre paragraphe ou un texte donné, voici comment faire :

  • Sélectionner le texte pour lequel vous voulez reproduire la mise en forme
  • Activez l’onglet Accueil, allez dans le groupe presse-papiers
  • Cliquez sur Reproduire la mise en forme. Votre curseur se transforme en outil de dessin
  • Balayez l’autre contenu avec cet outil pour appliquer automatiquement la mise en forme.

Vous pouvez appliquer la mise en forme à plusieurs parties du document en double-cliquant sur Reproduire la mise en forme.

Comment sélectionner rapidement une phrase, un mot ou un paragraphe ?

La sélection d’une phrase (d’un mot, paragraphe) peut se faire lorsqu’on souhaite modifier un texte, le mettre en en forme ou carrément le supprimer. Ainsi, Word propose plusieurs techniques de sélection.

Pour sélectionner un mot par exemple, il faut double-cliquer dessus. Ou, placez le curseur devant le mot à sélectionner puis les touches Ctrl + Maj appuyées, cliquez sur la flèche de direction de côté droit.

Si l’on désire sélectionner une phrase complète, il suffit de maintenir appuyé la touche Ctrl et de cliquer ensuite au début de la phrase ciblée. Et quand il s’agit d’un paragraphe, il faut triple-cliquer dessus pour le sélectionner.

Comment chiffrer un document Word ?

Il est possible de restreindre l’accès à un document en le protégeant par un mot de passe. Les utilisateurs qui pourront y accéder devront compléter le mot de passe pour l’ouvrir ou bien y apporter des modifications.

Pour chiffrer votre document, rendez-vous dans le menu Révision > Protéger. La même option se trouve dans l’onglet Fichier > Informations. Si la clé saisie est perdu, le document l’est aussi.

restreindre l'accès au document, une astce word très pratique
restreindre l’accès à un fichier

Comment insérer des majuscules accentuées sur un texte Word ?

Certains noms propres contiennent des majuscules accentuées dont les caractères ne sont pas directement inscrits sur le clavier. Pour les insérer dans Word, vous devez effectuer la combinaison de quelques touches :

Voir aussi  Word : insérer un sommaire ou une table des matières automatique
Raccourci clavierSymbole inséré dans Word
Ctrl + ‘ et Ctrl + Maj + eÉ
Ctrl + , et Ctrl + Maj + cÇ
Ctrl + ‘ et Ctrl + Maj + aÁ
Ctrl + ^ et Ctrl + Maj + eÊ
Ctrl + ^ et Ctrl + Maj + aÂ
Ctrl + ^ et Ctrl + Maj + iÎ
Ctrl + ‘ et Ctrl + Maj + uÚ
Ctrl + ^ et Ctrl + Maj + uÛ
combinez des touches pour insérer des majuscules accentuées

Comment répéter la colonne d’en-tête d’un tableau Word ?

Il arrive parfois qu’un tableau Word s’étende sur plusieurs pages. Ainsi, le lecteur aura du mal à repérer les colonnes d’en-tête surtout lorsqu’elles contiennent une grande quantité d’informations.

Dans ce cas, Word permet de répéter la colonne d’en-tête d’un tableau dépassant une page. La manipulation à faire consiste à sélectionner les colonnes d’en-tête du tableau puis à choisir propriétés du tableau dans le menu contextuel.

Dans la fenêtre des propriétés qui s’affiche, cliquez sur Ligne et cocher la case Répéter en haut de chaque page en tant que ligne d’en-tête. N’oubliez pas de cliquer sur OK pour valider les réglages effectués.

Astuces Word : Comment générer du texte aléatoire ?

Vous pouvez générer un texte qui n’a aucun sens dans Word. Cette technique est très utilisée lorsqu’on réalise des tests de mise en forme (en page) dans cet outil.

Pour générer ce texte, commencer par insérer le signe égal (=) suivi du texte rand ensuite ajouter, entre parenthèses, le nombre des paragraphes et des lignes à créer. Cliquez enfin sur Entrée pour valider l’opération.

Par exemple, pour insérer un texte de 5 paragraphes composés chacun de 4 lignes, il faut écrire : =rand(5,4).

Word permet également de générer un texte aléatoire en latin. Dans ce cas, vous devez remplacer le mot-clé rand par lorem.

Comment supprimer le numéro de page sur la première page Word ?

La première page d’un document Word n’est pas numérotée car elle contient les informations du document. Elle est souvent appelée page de couverture ou page de garde.

Malgré cela, lorsque vous ajoutez des numéros de page au document, ils se placent sur toutes les pages même sur la première. Pour éviter qu’elle contienne de numéro, procédez comme suit :

  • Insérer des numéros de page dans votre document
  • Double-cliquer sur la zone d’en-tête ou de pied de page du document pour afficher les options de personnalisation
  • Dans l’onglet contextuel Création, cochez la case Première page différente dans le groupe Options. C’est tout ! La première page ne contiendra plus de numéro de page.

Comment ajouter un filigrane dans un document Word ?

Le filigrane est l’élément imprimable qui s’affiche derrière le texte de votre document. Il permet en quelque sorte de signer le document. Un filigrane est représenté par du texte ou une image.

Pour ajouter un filigrane à votre document, activer l’onglet Conception, allez dans le groupe Arrière-plan de page puis dérouler le bouton filigrane. Sélectionner parmi les modèles préformatés ou personnaliser le modèle de votre choix.

comment ajouter un filigrane sur word
insérer un filigrane dans word

Comment changer la couleur de page sur Word ?

Par défaut, l’arrière-plan de chaque page Word porte une couleur blanche. Néanmoins, il est bien possible de changer cette couleur et appliquer celle que vous désirez.

Pour ce faire, rendez-vous dans le menu Conception, groupe Arrière-plan de page, dérouler le bouton Couleur de page puis cliquez sur celle qui vous plait.

Voir aussi  Comment créer une relation entre les tables Access ?

Astuces Word : comment insérer des sauts de page ?

Le saut de page permet de se déplacer sur une page ou une section bien précise. L’intérêt majeur de cette fonctionnalité est de vous faciliter la mise en page de votre document.

Pour insérer un saut de page, ouvrez le menu Mise en page, allez dans le groupe qui porte le même nom puis dérouler Sauts de page. Le raccourci clavier est Ctrl + Entrée.

comment insérer des sauts de page sur word
insérer un saut de page

Des sauts de page indésirables s’invitent dans votre document ? Voici comment les supprimer.

Comment insérer des notes de bas de page sur Word ?

Les notes de bas de page apporte des informations complémentaires d’une citation, d’un passage ou d’une référence ajoutée au document. S’il s’agit d’un document académique par exemple, elles permettent d’enrichir les idées propulsées par l’auteur sur une page donnée.

Les notes de bas de page peuvent aussi contenir des références bibliographiques ajoutées au document. L’insertion d’une note de bas de page se fait à partir de l’onglet Références > groupe Notes de bas de page.

Dans ce groupe, il est aussi possible d’insérer des notes de fin de page.

Astuces Word : comment insérer, modifier et supprimer un saut de section ?

C’est l’une des fonctionnalités intéressantes de Word. En effet, un saut de section est une partie du document qui a sa propre mise en page.

L’insertion d’un saut de section se fait de la même manière que celle d’un saut de page mais c’est leur manipulation qui diffère. Pour savoir plus sur les sauts de section Word, voici comment créer, modifier et supprimer un saut de section.

Comment insérer un numéro de page en chiffre romain sur Word ?

Les numéros de page facilitent la lecture du document au format papier. Ils peuvent être placés en en-tête ou pied de page mais également dans les marges de la page. Les numéros de page s’ajoutent en chiffre arabe et romain, en majuscules ou miniscules.

L’insertion d’un numéro de page se fait en déroulant Numéro de page dans l’onglet Insertion, groupe En-tête et pied de page.

Astuces Word : comment rechercher facilement une fonctionnalité ?

Avec toutes les fonctionnalités dont dispose Word, on oublie parfois l’endroit où localiser une commande. Ainsi, il faut passer en revue tous les onglets et groupes pour trouver l’option que l’on cherche.

Cependant, Word contient une barre de recherche qui se trouve à droite de tous les onglets et qui permet d’exécuter rapidement des actions. Pour l’utiliser, il suffit de taper des lettres correspondant à la fonctionnalité recherchée.

Dès qu’une lettre est saisie, Word affiche au fur et à mesure des résultats y relatifs. Par exemple, si vous voulez insérer un sommaire ou une table des matières, saisissez uniquement table et des options relatives aux tableaux et tables de matière vous seront affichées. Très sympa, n’est-ce pas ?

Le raccourci clavier de la recherche des outils adaptés est Alt + Q.

comment rechercher des fonctionnalités Word
rechercher des fonctionnalités

Comment convertir un texte minuscule en majuscule et inversement ou modifier la casse sur Word ?

Word permet de basculer entre les majuscules et minuscules dans une poignée de seconde. Pour ce faire, la manipulation consiste à se rendre dans l’onglet Accueil, groupe Police et à dérouler l’option Modifier la casse.

Vous pouvez ainsi passer de majuscule en minuscule ou appliquer d’autres formats liés au couple majuscule/minuscule tels que les majuscules en début de mot et inverser la casse.

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