Le sommaire et la table des matières sont deux éléments synthétiques qui affichent l’orientation d’un document Word. Ils permettent au lecteur de naviguer rapidement entre les principaux titres d’un long document.
Placé au début du document, le sommaire présente le résumé du document. Il contient les titres des chapitres ou des sections et parfois de sous-titres qui renvoient au contenu de la partie grâce à un hyperlien.
La table des matières quant à elle est généralement placée en fin de document. Elle oriente le lecteur dans les sections, chapitres, sous-chapitres, sous-sous-chapitres, … contenus dans le document. Elle permet donc au lecteur de revenir à une partie bien précise du document.
Si les numéros de page aident le lecteur à lire convenablement son livre sous format papier, le sommaire et la table des matières lui permettent de se repérer facilement dans un fichier au format électronique (PDF, docx, …).
Word contient une fonction spéciale qui permet de générer automatiquement un sommaire et une table des matières dans un seul document, à une position donnée. En plus, cette opération ne vous prendra que quelques secondes au bout duquel vous allez donner une vue globale à votre document.
Toutefois, cela ne se fera pas comme par magie. C’est à vous d’indiquer à Word les titres à mettre dans le sommaire ou la table des matières. Vous devez donc préparer votre document. Enfin, il faut indiquer où sera placé le sommaire et la table des matières puis procéder à leur personnalisation.
Cela ne signifie pas quelque chose pour vous ? Allez, on commence !
Préparer les titres à mettre dans le sommaire ou la table des matières
Avant d’entrer dans le vif de notre sujet, je vous rappelle qu’il existe deux façons d’ajouter des titres qui seront placés dans le sommaire ou la table des matières :
- En passant par l’onglet Références > groupe Table des matières
- En appliquant des styles aux titres
Préparer le somaire en utilisant l’onglet Références
Si vous souhaitez préparer votre table des matières en utilisant cette méthode, vous devez tout d’abord sélectionner chaque titre important de votre document. Ensuite, rendez-vous dans l’onglet Références pour l’indexer aux titres déjà présents dans la sélection puis terminer par l’insertion automatique de la table des matières dans le document.
Plus concrètement, voici comment ça marche :
- Sélectionner le texte à afficher dans la table des matières. Allez ensuite dans l’onglet Références > Table des matières, déroulez l’option Ajouter le texte. Cliquez enfin sur le niveau de titre concerné par le texte:
- Procédez de même pour tous les autres titres contenus dans votre document.
Attention : Word affiche par défaut 3 niveaux de titres uniquement. En réalité, il existe 9 niveaux de présentation des titres dans une table des matières. Pour ajouter les autres niveaux, dérouler l’option Table des matières > Table des matières personnalisée > dans Afficher le niveau, indiquez les niveaux qui apparaitront dans vos tables des matières.
Par-là, vous venez de préparer votre table des matières. Vous pouvez dès à présent la générer comme bon vous semble.
Préparer un sommaire ou une table des matières avec les styles des titres Word
Pour générer automatiquement la table des matières en utilisant cette méthode, suivez les étapes suivantes :
- Sélectionner le texte ou le paragraphe qui fera office de titre, allez dans l’onglet Accueil > groupe Styles > cliquez sur le style correspondant au niveau du titre à afficher dans le sommaire. Le texte s’affiche alors selon le style choisi, en fonction du niveau de titre :
2. Procédez ainsi pour tous les autres titres du document.
Note : comme vous pouvez le remarquer, Word affiche 2 niveaux de titre seulement. Pour afficher les autres niveaux, cliquez sur le bouton fléché situé en bas du groupe Styles (le raccourci clavier est Alt + Ctrl + Maj + S). Le volet Styles se déroule :
Quand vous cliquez sur Options, la fenêtre Options du volet Style apparait avec des zones de sélection. Dans la première zone, sélectionnez les styles à afficher. Je vous recommande de cliquer sur Tous les styles pour afficher à la fois les styles de titres et des autres éléments de mise en forme (page) tels que les liens hypertextes, les notes de bas de page, les index, les listes, les légendes des tableaux et schémas, etc.
Vous pouvez aussi sélectionner l’ordre des tris dans la deuxième zone et cocher ou décocher les options secondaires affichés en bas de la fenêtre. N’oubliez pas d’appliquer ces modifications pour tous les documents Word ou pour les documents basés sur le modèle en cours d’édition.
Cela fait, il ne vous reste qu’à insérer automatiquement votre sommaire ou table des matières. Enfin, il existe plusieurs fonctions de personnalisation des styles, un article complet y sera consacré.
Comment insérer le sommaire ou la table des matières automatique dans Word ?
Dans les sections précédentes, vous venez de préparer les titres qui seront inclus dans le sommaire et la table des matières. Ce qui vous reste à faire est de savoir comment les insérer automatiquement dans le document.
Pour ce faire, procédez comme suit :
- Placez le curseur à l’endroit où sera placé le sommaire (généralement au début du document) ou la table des matières (généralement à la fin du document)
- Allez dans l’onglet Références > dérouler Table des matières puis cliquez sur le modèle de votre choix
3. Si vous choisissez Table automatique 2 par exemple, vous obtenez une table des matières incluant les textes de titres définis selon le niveau souhaité.
Note : cette table des matières est présente à titre d’illustration.
C’est tout ! Vous savez désormais comment insérer un sommaire ou une table des matières dans un document Word. Toutefois, il reste encore pas mal des réglages à voir.
Comment accéder au contenu d’un titre à partir d’un sommaire ?
Pour accéder rapidement à un titre faisant partie de la table des matières, le raccourci clavier Ctrl + Clic suffit. Si vous avez désapprouvé ou supprimé le titre de la table des matières et qu’elle n’est pas à jour, Word ne se déplacera pas à l’endroit indiqué.
Comment mettre à jour ou supprimer le sommaire ou la table des matières ?
Pour mettre à jour le sommaire ou la table des matières, utilisez :
- Les deux boutons qui apparaissent quand vous sélectionner la table des matières
- L’option Mettre à jour la table, que l’on trouve dans l’onglet Références > groupe Table des matières
- Le clic droit du clavier dans la table des matières puis sélectionner Mettre à jour tous les champs
Sachez enfin que la mise à jour concerne soit les numéros de page, toute la table des matières ou des titres précis.
En revanche, si vous voulez supprimer la table des matières, sélectionnez-la, dérouler Table des matières et cliquer sur Supprimer la table des matières.
Comment personnaliser le sommaire dans un document Word ?
Après avoir généré le sommaire, vous pouvez également appliquer plusieurs personnalisations. Qu’il s’agisse de la police de caractères, sa taille, les majuscules ou les minuscules, etc. Word vous donne toutes les marges de manœuvre possibles.
C’est à vous de décider comment se présentera votre sommaire ou table des matières. Pour terminer, une petite astuce va marquer la fin de cet article. Eh bien, il s’agit du nombre des niveaux de titres à afficher dans le document. Car, le sommaire n’affiche pas le même nombre des titres que la table des matières.
Pour cela, il faut indiquer à Word combien des niveaux seront affichés dans le sommaire ou dans la table des matières.
En plus, si vous souhaitez afficher deux tables de matière dans un même document, Word vous ramène à la première et la met à jour. Par conséquent, vous devez insérer une table des matières personnalisée.
Pour ce faire :
- Placez le curseur à l’endroit où vous voulez générer le sommaire (la table des matières)
- Allez dans l’onglet Références
- Dans le groupe Table des matières, dérouler l’option Table des matières
- Cliquez sur Table des matières personnalisée
- Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez le nombre des niveaux, décidez entre l’affichage des numéros de page ou des hyperliens, …
- Pour terminer, cliquez sur OK. Word vous informe qu’il va remplacer le sommaire existant. Cliquez sur Oui si vous voulez le remplacer et Non si vous désirez créer un sommaire et une table des matières dans le même document.
Là, il ne vous reste qu’à personnaliser leur appellation (généralement sommaire et table des matières) et leur affichage (police de caractère, taille et couleur de la police, mise en surbrillance, souligné, etc.)
Envie de recevoir les meilleures astuces Word ? Rejoignez la communauté en vous inscrivant à la newsletter.
