Lorsque vous travaillez à plusieurs sur un document, la fonctionnalité de commentaire Word est utile pour apporter des modifications qui vous concernent. Cela permet aux autres éditeurs de découvrir vos problèmes et y apporter des solutions.
Le commentaire Word est également nécessaire lorsque le document est destiné à la relecture par une autre personne, avant sa publication ou son impression. Celui-ci peut vous suggérer de remplacer quelques titres, phrases ou mots qui ne respectent pas l’argumentation du document en rédaction.
L’ajout des commentaires dans un document Word n’a pas d’incidence sur sa mise en forme ainsi que sa mise en page. C’est tout simplement une forme de pense-bête qui permet de faire la suivie de modification ou donne des indications sur les modalités de saisie à suivre au cours de la rédaction.
D’une manière brève, un commentaire Word est considéré comme une conversation. Dans laquelle deux ou plusieurs utilisateurs échangent afin de se mettre d’accord sur certains points.
Dans cette optique, insérer un commentaire dans un document collaboratif devient incontournable.
Alors, à la lumière de ces théories, cet article s’appuiera sur les différentes manières de gérer et d’utiliser la fonction commentaire dans Word.
Note : comme la plupart des logiciels de la suite Office fonctionne presque de la même façon, il se peut que ces étapes soient les mêmes avec Excel ou PowerPoint. Tâchez de les vérifier si possible.
Comment insérer un commentaire dans un document Word ?
L’ajout d’un commentaire Word peut se faire de différentes façons. Mais, bien avant que le commentaire s’ajoute sur un texte, il faut le sélectionner. Si vous ne savez pas comment ça marche, vous pouvez lire notre article sur les astuces Word.
Alors, votre texte a bien été sélectionné ? Voici comment lui ajouter un commentaire :
- Clic droit de la souris sur la sélection
- Cliquez sur Nouveau commentaire
Vous pouvez également insérer un commentaire à partir de la mini-barre d’outils qui s’affiche après la sélection d’un mot. Cela dépendra bien évidement du paramétrage des options Word.
A partir du ruban Word, vous pouvez ajouter un commentaire en utilisant les commandes ci-après :
- Commentaires qui se trouve dans l’onglet Insertion
- Nouveau commentaire à partir du groupe Commentaires de l’onglet Révision
Lorsque le commentaire s’ajoute dans le document, Word le place à droite de la page active. Chaque commentaire contient quelques informations telles que :
- L’auteur : qui rappelle le nom de l’utilisateur qui a écrit le commentaire. Par défaut, c’est le nom du compte Microsoft qui est utilisé.
- L’heure ou la date c’est-à-dire la période pendant laquelle le commentaire a été écrit.
- Le texte associé au commentaire saisi.
- Les boutons répondre et résoudre.
Par défaut, le commentaire est considéré comme tout texte normal. Vous pouvez lui appliquer des mises en forme telles que le gras, l’italique ou bien lui ajouter des listes.
Note : le raccourci clavier Ctrl + Alt + K ajoute rapidement un commentaire sur une sélection.
Comment masquer un commentaire Word ?
Pour des raisons de lisibilité, il peut s’avérer indispensable de cacher (masquer) un commentaire Word. Ainsi, le document va reprendre son affichage initial tel qu’il était avant que ne soient insérés les commentaires.
Pour masquer un ou plusieurs commentaires, vous devez vous servir encore une fois des commandes présentes dans le ruban. Alors, procédez comme suit :
Localisez l’onglet Révision sur votre ruban, cliquez-y. A droite du groupe Commentaire se trouve le bouton Suivi. Quand vous y cliquez, Word affiche les options de Suivi. A droite de la zone Suivi de modification, déroulez la zone Afficher pour la révision (1) puis sélectionner Aucune Marque. Ou, en-dessous de cette zone, cliquez sur le bouton Afficher les marques (2), ensuite décocher l’option Commentaires.
Tous les commentaires associés dans votre document vont automatiquement être caché.
Attention : un commentaire masqué existe toujours sur le document. Il n’est pas supprimé mais caché.
Afficher les commentaires masqués sur un document Word
Vous pouvez afficher un commentaire masqué à tout moment. Il suffit de cliquer sur le bouton Afficher les commentaires qui se trouve dans Révision > Commentaires.
Vous pouvez également suivre ces étapes pour afficher un commentaire Word masqué :
- Dans votre document, cliquez sur l’onglet « Révision »
- Cliquez sur le bouton « Suivi » Il se trouve à droite du groupe Commentaires
- Dérouler la zone « Afficher pour la révision » puis sélectionner Toutes les marques
Normalement, tous les commentaires insérés dans votre document devrait apparaitre. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur le bouton « Afficher les marques » et vérifier si Commentaires est coché.
Comment répondre à un commentaire Word ?
- Sélectionner le commentaire auquel vous voulez répondre
- Cliquez sur le bouton « Répondre » situé en-dessous du commentaire
- Tapez ensuite le contenu de votre commentaire
Ou
- Cliquez sur Répondre au commentaire obtenu après un clic droit sur le commentaire auquel vous souhaitez apporter une réponse
- Tapez le texte en réponse au commentaire
Ou encore
- Après sélection du commentaire, cliquez sur Nouveau commentaire qui se trouve dans l’onglet Révision groupe Commentaires
- Tapez le contenu en tant que réponse au commentaire
Comment résoudre un commentaire sur Word ?
Word vous donne la possibilité de marquer un commentaire comme étant « résolu » Ce qui signifie que vous avez pris en compte toutes les remarques subtiles ajoutées par les lecteurs de votre document. Pour cela, vous avez plusieurs options.
Cliquez simplement sur le bouton « Résoudre » situé juste en-dessous du commentaire. Vous pouvez aussi vous servir du menu contextuel en sélectionnant « Résoudre le commentaire »
Comment modifier ou éditer les commentaires insérés dans un document Word ?
La modification d’un commentaire Word se fait de la même façon que celle de tout texte normal. C’est-à-dire, pour modifier tout commentaire Word, double-cliquer sur celui-ci puis saisissez le nouveau texte que vous souhaitez lui associer.
Comment supprimer les commentaires ajoutés dans Word ?
Les commentaires Word peuvent être supprimés à tout moment. Word propose plusieurs méthodes pour y arriver.
Vous pouvez supprimer un commentaire Word en sélectionnant « Supprimer le commentaire » dans le menu contextuel de Windows. De même, cliquez sur le bouton « Supprimer » qui se trouve dans la section Commentaire de l’onglet Révision efface le commentaire ciblé.
Toutefois, toutes ces méthodes ne suppriment qu’un seul commentaire. Alors, comment supprimer tous les commentaires se trouvant dans un document Word ? Il suffit de vous rendre dans Révision > Commentaire > Dérouler le bouton Supprimer ensuite cliquer sur Supprimer tous les commentaires du document.
Il est également possible de ne supprimer que les commentaires affichés. Pour ce faire, choisissez l’option correspondante.
Supprimer les commentaires Word à l’impression
Pour qu’un commentaire Word ne s’affiche pas au moment de l’impression du document ou de sa conversion en PDF, vous pouvez soit le masquer ou le supprimer. Reportez-vous donc à l’une de ces sections pour supprimer vos commentaires à l’impression.
Comment changer la couleur d’un commentaire Word ?
Par défaut, Word configure la couleur des commentaires en fonction de chaque auteur. Cependant, vous pouvez à tout moment appliquer votre propre couleur.
Pour ce faire, accédez à l’onglet Révision > Suivi. Cliquez sur le bouton situé sur le coin inférieur droit de toutes les options.
Une fenêtre permettant de configurer les options de Suivi s’affiche. Dans celle-ci, cliquez sur Options avancées pour afficher les paramètres de Suivi de modification. A côté de Commentaires, sélectionner la couleur de votre choix.
