Insérer facilement un en-tête ou pied de page dans un document Word

L’en-tête et le pied de page sont deux éléments presqu’identique. Ils facilitent l’insertion des informations complémentaires au document telles que les numéros de page, le titre du document, des parties ou des chapitres, les coordonnées de l’entreprise, …

Quand vous insérez un en-tête dans un document Word, il n’y a pas de différence que quand vous insérez un pied de page. Ce qui change c’est simplement l’emplacement (l’en-tête se place en haut alors que le pied de page se situe en bas du document) ainsi que les motifs de présentation.

Toutefois, quand vous appliquez un de ces deux éléments de mise en page dans votre document, il se répète sur toutes les parties du document.

Pour pallier à cela, vous devez diviser votre document en section afin que chaque sous-partie ait sa propre mise en page.

Comment insérer un en-tête ou un pied de page dans son document ?

Comme la manipulation est la même pour l’insertion d’un en-tête ou d’un pied de page, je vais m’intéresser essentiellement aux en-têtes.

L’insertion d’un en-tête peut se faire à deux niveaux :

1. En double-cliquant sur la partie supérieure du document, dans ce cas la page devient grise, séparée de l’en-tête par une ligne pointillée et une indication « en-tête » signale que vous allez éditer votre en-tête.

2. En allant dans l’onglet insertion > groupe en-tête et pied de page > en-tête. Une liste des modèles d’en-tête préenregistrée se déroule. Cliquez sur le modèle qui vous intéresse puis modifier ses styles.

A l’instar des autres onglets Word, quand vous insérez un en-tête dans votre document, un nouvel onglet se créé automatiquement. Celui-ci se trouve dans le groupe « Outils En-têtes et pieds de page » et se nomme « <Création »

C’est cet onglet qui vous facilitera l’édition ainsi que la manipulation de l’en-tête ou du pied de page inséré. Il se divise en 6 groupes.

Avant d’entrer beaucoup plus en détail, découvrons tout d’abord les autres fonctions associées à l’en-tête que nous venons de créer (voir figure ci-dessus) :

• Autres en-têtes sur Offices.com : cette option vous conduira sur le site officiel de Microsoft afin que vous y téléchargiez d’autres modèles d’en-têtes
• Modifier l’en-tête : il produit le même effet que si vous double-cliquez sur la zone d’en-tête
• Supprimer l’en-tête : permet de supprimer l’en-tête sur toutes les pages où il se trouve
• Enregistrer la sélection dans la galerie : cette option ouvre une boite de dialogue dans laquelle vous allez créer manuellement votre en-tête. Vous pouvez également enregistrer votre modèle dans la galerie déjà existante.

Editer facilement l’en-tête ou le pied de page créé

La configuration se fait en utilisant l’onglet contextuel « Création » qui se décline en 6 groupes :

Le groupe en-tête et pied de page

Les deux premières options de ce groupe permettent d’insérer un en-tête ou un pied de page dans le document. Elles nous intéresseront moins dans cette partie car vous les connaissez déjà.

La dernière option « numéro de page » est celle sur laquelle nous allons donc nous attarder. Ainsi quand vous la dérouler, vous obtenez ce qui suit :

Les numéros de page peuvent se placer à plusieurs positions du document :

• Haut de page : le numéro est placé dans l’en-tête (en haut de la page)
• Bas de page : le numéro de page est placé dans le pied de page
• Marges de la page : le numéro se place dans la marge gauche ou droite
• Position actuelle : Word déplace le numéro de page à l’endroit de l’en-tête où se trouve le curseur de la souris
• Format de numéro de page : indiquez le format de pagination à appliquer pour votre document. C’est ici que vous allez changer le style de vos numéros de page (chiffre romain, arabe ou lettres de l’alphabet). C’est ici également où il faut signaler le nombre de départ de votre numérotation. Je vais y revenir avec un article complet.
• Supprimer les numéros de page : vous l’avez compris. Cette option supprime tous les numéros de page que vous avez inséré.

Insérer – ajouter des éléments descriptifs dans votre en-tête

Dans cette partie, vous ajoutez des éléments descriptifs de vos activités ou de la maison dans laquelle vous bossez. Si c’est un document académique par exemple, vous pouvez indiquer vos noms ou le sujet de votre étude.

S’il s’agit d’un rapport de travail de votre entreprise, certainement qu’il y aura des consignes à respecter. Ainsi, tout cela peut se faire ici.

Plus concrètement, ce groupe vous permet d’insérer instantanément la date actuelle dans votre en-tête. En plus, vous pouvez choisir un format et une langue pour cette date et préciser si elle doit se mettre à jour régulièrement.

Ce groupe donne aussi la possibilité d’insérer des images dans son en-tête. Celles-ci peuvent provenir directement de son disque dur ou être téléchargées en ligne. Enfin, il est possible de préciser le descriptif du document (auteur, propriétés du document, son objet, …).

Navigation – voyager entre les en-têtes ou les pieds de page du document

Vous ne savez pas comment passer d’un en-tête vers un autre ? Utilisez les commandes disponibles dans ce groupe d’en-tête.

Le bouton précédant ou suivant permet de passer simultanément d’un en-tête ou d’un pied de page à un autre. A l’inverse, l’option atteindre l’en-tête ou le pied de page vous permettra de modifier l’en-tête sur la même page du document.

Ce qui est de plus intéressant ici c’est la fonction Lier au précédent. En effet, cette option permet de créer une liaison avec l’en-tête situé sur la section précédente afin d’utiliser le même en-tête ou pied de page. Vous pouvez la désactiver pour exclure cette possibilité.

Options – paramétrer les options d’en-tête

Les trois cases à cocher qui accompagnent ce groupe sont :

• Première page différente : utilisez cette option si vous voulez que la première page de votre document ne contienne pas d’en-tête. Vous l’utiliserez souvent si cette dernière contient le titre du document ou vos coordonnées personnelles
• Pages paires et impaires différentes : cochez cette case si vous souhaitez définir un en-tête différent sur les pages paires et impaires. Très utile pendant l’édition d’un livre par exemple
• Afficher le texte du document : basculez entre l’affichage du texte contenu dans le document ou afficher uniquement l’en-tête ou le pied de page

Paramétrer la distance entre le texte et l’en-tête ou le pied de page

Lorsque la distance entre le document et l’en-tête ou le pied de page n’est pas suffisante, vous avez la tendance à confondre les deux.

Ainsi, si vous observez bien la première figure de cet article, vous remarquez que la distance entre le texte et l’en-tête est trop petite.

Pour remédier à cela, vous devez augmenter cette distance à partir du groupe position. Pour cela vous devez renseigner :

• La position de l’en-tête à partir du haut pour spécifier la distance entre le haut de l’en-tête et le haut du document
• La position de l’en-tête à partir du bas afin d’indiquer la distance entre le bas de la page et le pied de page

La toute dernière option de cet onglet contextuel permet de quitter la zone d’en-tête ou de pied de page. C’est l’équivalent d’un double-clic sur le document.

Cet article touche à sa fin. Cependant, voici des astuces Word qui peuvent vous intéresser :

• Comment faire la liste des schémas et tableaux dans Word ?
• Utiliser facilement le groupe presse-papiers
• Comment insérer des notes de bas de page dans un document Word ?