par Dans ce tutoriel, vous allez apprendre à créer une bibliographie automatique avec Word.
En effet, dans un travail de recherche, la bibliographie rassemble tous les ouvrages cités ou utilisés pendant l’édition du document. Elle est placée en fin de document afin que quiconque qui voudrait découvrir tous les livres ou les sources de documentation citées dans le manuel puisse facilement se retrouver.
Dans le corps du texte, la bibliographie est généralement représentée par les initiales du nom de l’auteur suivies de l’année de publication du document et éventuellement du numéro de page consulté. Toutefois, cela est fonction du style de bibliographie utilisé.
La source bibliographique est placée entre parenthèse ou entre crochet. Elle peut également être converti en texte normal.
Pendant longtemps, la présentation des sources d’un document se réalisait à la main. Mais à partir de la version 2007 de MS Office Word, cette tâche se fait de manière automatique. L’utilisateur insère seulement chaque source de documentation utilisée puis se positionne à l’endroit où sera générée la bibliographie et en un clic, la liste de tous les ouvrages cités se créent.
Il peut dorénavant appliquer des réglages, mettre à jour ou supprimer la bibliographie qu’il vient de créer.
Word permet également de réserver des espaces vides (espace réservé) qui recevront une source de données si elle n’est pas prête pendant la saisie de la citation. S’ils ne sont pas complétés, ces espaces ne s’afficheront pas dans la bibliographie.
Enfin, vous pouvez insérer une même source à plusieurs endroits du document.
Insérer une citation ou une source de document
A l’instar du sommaire ou de la table des matières, la création d’une bibliographie automatique exige la préparation du terrain. Vous devez dans un premier temps ajouter toutes les sources à utiliser avant de créer votre bibliographie.
Cette source peut s’agir soit d’un ouvrage, un site internet, un article ou un rapport, etc. Peu importe sa désignation, il faut compléter tous les champs essentiels liés à la documentation que vous désirez ajouter dans votre travail.
Et comme Word est intelligent, il conservera cette liste dans le document actif et dans les autres documents du même modèle. Même si vous déplacez votre fichier dans un autre PC, la liste vous y accompagnera.
Trêve de bavardage terminée, passons au concret. Pour cela, je vous invite à lancer le document dans lequel vous allez ajouter la citation :
- Dans l’onglet Références, localisez le groupe Citations et bibliographie
- Cliquez sur insérer une citation
Remarque : ces options s’affichent si vous n’avez pas encore utiliser des citations dans le document. Si elles existaient, elles seraient placer avant les deux boutons.
Ajouter une nouvelle source
Cette fonction permet de créer manuellement une source de données.
Avant tout, vous devez vous rassurer que vous avez les informations nécessaires à la citation que vous allez créer. Ainsi, quand vous cliquez sur Ajouter une source, le formulaire ci-après apparait :
Dans cet écran, compléter le type de source (livre, section, article de journal, …) ainsi que les champs associés à la source (auteur, titre, année, …).
Livre est le type de source sélectionné par défaut. En déroulant la liste, vous trouvez un large choix des sources que vous pouvez utiliser. Chaque type de source présente des champs obligatoires et secondaires.
Pour afficher les champs secondaires, cochez la case Afficher tous les champs bibliographiques. N’oubliez pas de cliquer sur OK pour valider les informations de la source que vous venez de créer.
Remarque : à côté du type de source, l’on trouve des styles de citation. Ce sont les différentes manières dont se présenteront les sources présentes dans la bibliographie. Par défaut, Word applique le style de citation APA.
Toutefois, vous pouvez choisir le style qui convient à la demande de vos lecteurs ou des professeurs qui corrigeront votre travail.
Ajouter un espace réservé pour la citation à mettre dans la bibliographie
Il peut arriver qu’au moment où vous saisissez le document, vous n’avez pas toutes les sources entre vos mains. Ainsi, vous pouvez réserver un espace vide que vous compléterez lorsque vous aurez toutes les informations sur la citation.
Pour ce faire :
- Sélectionnez Ajouter un espace réservé dans le groupe Citations et bibliographie de l’onglet Références
- Dans la fenêtre Nom de l’espace réservé, entrez le nom à afficher pour la source puis cliquez sur OK pour valider.
Pour modifier ce nom avec les informations de la source, déroulez le bouton situé à sa droite, ensuite cliquez sur Modifier la citation. La boite de dialogue d’insertion des citations va s’afficher. Compléter les champs nécessaires et cliquer enfin sur OK pour valider la source.
De même, vous pouvez paramétrer un espace réservé à partir du gestionnaire des sources qui apparait quand vous cliquez sur Gérer les sources, situé dans le groupe Citations et bibliographies de l’onglet Références.
L’entrée « Gérer les sources » permet également d’insérer des sources provenant des autres documents Word.
Comment insérer automatiquement une bibliographie ?
A ce stade, rien de plus difficile à faire. En un clic, Word va générer automatiquement la bibliographie présentant toutes les sources citées dans le document. Pour cela :
- Allez à l’endroit où vous voulez insérer la bibliographie (généralement à la fin du document)
- Activez l’onglet Références
- Dans le groupe Citations et bibliographie, cliquez sur Bibliographie
- Parmi les modèles de bibliographie présentés, cliquez sur celui qui vous intéresse ou cliquez simplement sur Insérer une bibliographie.
Remarque : les espaces réservés n’apparaissent pas dans la bibliographie. S’ils existent, complétez-les avec les informations de la source avant de générer la bibliographie.
Vous pouvez changer le style de bibliographie en appliquant celui recommandé pour la lecture ou les encadreurs qui corrigeront votre travail. À cet effet, dérouler le style demandé dans la zone style de bibliographie situé en haut de l’option Bibliographie.
Comment mettre à jour les citations et la bibliographie ?
Après avoir inséré la bibliographie, il se peut que vous ajoutiez des nouvelles sources d’information à votre document. Cela aura comme effet la non prise en compte de la citation ajoutée.
Dans ce cas, vous devez actualiser régulièrement toutes les nouvelles sources de données insérées dans le document afin qu’elles apparaissent dans votre bibliographie finale.
Procédez ainsi : clic droit sur la citation à actualiser > mettre à jour les citations et la bibliographie.
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