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MS Office : comment créer une table Access de A à Z ?

créer une table Access

Si vous êtes arrivé sur cette page, ce que vous voulez enfin vous lancer dans la conception des bases de données avec MS Access. En effet, pour débuter votre voyage dans ce SGDB de la suite bureautique Office, vous devez savoir d’abord comment créer une table Access.

Ensuite, vous pouvez chercher comment lier deux ou plusieurs tables, faire des formulaires et des requêtes, des états de sortie et éventuellement la programmation avec le langage VBA. Enfin, la combinaison de toutes ces étapes conduira à la réalisation d’une base de données sous MS Office Access.

Dans ce présent billet, nous allons apprendre comment créer une table :

  • Dans une base de données vide ou existante
  • A partir de données d’une autre base Access

Avant cela, decouvrons d’abord ce que c’est une table.

Qu’est-ce qu’une table dans MS Access ?

Vous pouvez créer une table Access afin de de stocker toutes les informations de la base de données. C’est l’élément de base d’une BD. A l’instar des feuilles de calcul sur Excel, chaque table Access est constituée par des lignes (enregistrement) et des colonnes (champs).

En Access, vous pouvez créer jusqu’à 255 tables par base de données et chacune peut contenir 255 champs et plus ou moins 1000000 d’information. Voyez donc la quantité de données qu’il est possible de manipuler !

Vous devez cependant savoir qu’une base de données Access a une taille fixe. Elle est limitée à 2Go.

Le champ d’une table est une information élémentaire de la base de données. En POO, on parle d’un objet. Par analogie avec Excel, un champ est considéré comme une cellule. Toute table Access doit contenir au minimum un champ.

L’enregistrement est par contre une ligne de données saisies par l’utilisateur.

Pour un même champ, on peut avoir plusieurs enregistrements. Par exemple, pour le champ nom de client, on peut avoir successivement Julienne, Philippe, Affect33, Désiré, etc.

Comment créer une table Access ?

Comme on l’a annoncé au début de notre tutoriel, nous allons apprendre à créer une table Access de deux manières :

  1. Dans une nouvelle base de données
  2. Par importation à partir d’une source de données externe

Ainsi, voici :

Comment créer une table dans une base de données existante (ou vide)

Pour créer une table :

  • Lancez Access à partir de votre bureau Windows ou cliquez sur son icône épinglée sur la barre de tâches ou sur le menu démarrer
  • Sélectionnez une base de données déjà créée ou cliquez sur base de données vide pour en créer une
Voir aussi  Comment mettre une seule page en mode paysage sur Word ?

Après avoir crée une nouvelle base de données, celle-ci vient avec une table affichée en mode Feuille de données. Pour la modifier, vous devez passer en mode création.

Cependant, pour ajouter une table dans une base de données avec d’autres tables déjà créées :

  • Activer l’onglet créer, groupe table puis choisissez création de table. La fenêtre suivante apparait :
Créer une table vide dans votre BD Access
Structurer votre table Access

Dans cet écran, vous devez renseigner ces cinq éléments :

  • Nom du champ : c’est le libellé du champ à créer. Il peut contenir jusqu’à 64 caractères ;
  • Le type de données : désigne la valeur à stocker dans le champ ;
  • Description : elle est facultative mais très nécessaire lorsque vous allez créer des formulaires ;
  • Les propriétés du champ : permettent de paramétrer l’aspect général du champ ;
  • Les propriétés de la table : permettent de paramétrer les composants de la table.

Astuces : en ce qui concerne les noms des champs, utilisez des noms explicites et moins longs. Evitez les espaces (utilisez à la place le _ Under score) et les caractères accentués.

Les types de données en Access

Access gère plusieurs types de données :

  • Texte : pour les chaines de caractères 
  • Mémo : réservé aux textes longs comme des commentaires 
  • Numérique : pour les entiers 
  • Date/heure : utilisé pour les dates 
  • Monétaire : utilisé pour l’argent
  • Etc.

Vous pouvez explorer les autres types de données et découvrir à quoi ils servent. D’ailleurs ce sera votre mission à la fin de cet article, les commentaires sont réservés pour ça !

Les propriétés des champs d’une table Access

Signalons que chaque type de données a ses propres attributs. On parle des propriétés. Parmi les plus générales, on a :

  • Le format : indique comment le champ sera complété 
  • La taille du champ : c’est le nombre maximum de caractères à saisir dans le champ
  • Légende : c’est le libellé du champ utilisé dans le formulaire 
  • La Masque de saisie : détermine les conditions liées à la saisie 
  • Aligner le texte : indique l’alignement du texte dans le contrôle 
  • Valeur par défaut : elle est insérée automatiquement à chaque saisie d’un nouvel enregistrement 
  • Index : il est utilisé pour les recherches. Il prend en charge trois paramètres : non (par défaut), oui-avec doublons (le champ autorise les doublons) et oui-sans doublons (le champ n’autorise pas les doublons). Nous y reviendrons dans les lignes suivantes
  • Valide si : limite les valeurs admises dans le champ 
  • Message si erreur : pour contrôler la saisie dans le champ
  • Etc.

Il existe pas mal d’autres propriétés. Essayez de changer le type de données, vous verrez bien qu’il y en a plusieurs dont je n’ai pas fait mention ici. De plus, vous pouvez insérer, supprimer des lignes ou ajouter des index et des clés primaires sur les champs.

Pour insérer ou supprimer une (ou plusieurs) ligne (s), sélectionnez un champ de votre choix puis faites clic droit, choisissez insérer des lignes ou supprimer les lignes. Ces actions sont également disponibles dans l’onglet création, groupe outils.

Voir aussi  Excel : comment créer une série de données ?

Les modes d’affichage

En Access, il existe deux modes d’affichage de tables :

  • Mode création : vous affichez la structure de votre table.
  • Mode feuille de données : c’est le mode qui vous permettra d’afficher les enregistrements de la table, de les modifier ou de les supprimer.

Qu’est-ce qu’une clé primaire et à quoi ça sert ?

La clé primaire est un champ qui identifie singulièrement chaque ligne de la table. Elle représente tous les autres champs de celle-ci. A partir de la clé primaire, on peut accéder à tous les enregistrements de la table. De plus, la clé primaire facilite aussi les recherches dans la table. Même si, le plus souvent, les champs indexés sont faits pour ça.

Une clé primaire ne peut pas avoir une valeur nulle ou contenir des doublons.

Vous pouvez appliquer plusieurs clés primaires à une seule table mais, de préférence, utilisé une seule clé par table se veut logique, rapide et efficace. Veillez à bien paramétrer vos clés primaires car elles s’avèreront nécessaires dans la définition des relations entre vos tables.

Pour ajouter la propriété clé primaire à un (ou plusieurs) champ (s), sélectionnez-le (s), faites clic droit puis choisissez clé primaire ou, après avoir sélectionné la ou les lignes auxquelles vous voulez appliquer cette propriété, activer l’onglet création, dans le groupe outils cliquez sur clé primaire.

Comment créer une table avec clé étrangère !

La clé étrangère est représenté par des index. En effet, comme on l’a ci-haut précisé, un index facilite la recherche. Dans ce cas, il vaut mieux de créer plusieurs index dans une table que d’utiliser plus d’une clé primaire.

Nécessaire : on utilise terme clé étrangère plutôt qu’index.

Pour créer un index (ou encore une clé étrangère), il existe deux méthodes :

  1. Dans les propriétés 

Chercher la propriété indexé. Elle a trois valeurs :

  • Non : valeur par défaut. Dans ce cas, aucun index n’est défini sur le champ.
  • Oui – avec doublons : le champ est indexé avec doublons.
  • Oui – sans doublons : le champ est indexé sans doublons.
  1. A partir de l’onglet création 

Cliquer sur index. La fenêtre suivante apparait :

créer une clé étrangère dans une table access
Ajouter un index à votre table Access
  • Nom de l’index : indiquer le nom de l’index. Il peut être différent du nom du champ auquel il est lié (c’est toujours recommandé de laisser le nom du champ !).
  • Nom du champ : sélectionner dans la liste le champ sur lequel l’index sera appliqué.
  • Ordre de tri (facultatif) : naviguer entre croissant et décroissant.

La Propriété de l’index a trois valeurs possibles :

  • Primaire : pour une clé primaire.
  • Unique : sans doublons.
  • Ignorer nulls : la clé étrangère évite les valeurs nulles.
Voir aussi  Comment créer une relation entre les tables Access ?

Créer une table à partir de données d’une autre base Access

L’importation de données d’une autre base Access suit les étapes ci-après :

  1. Sous l’onglet données externes groupe importer et lier, cliquer sur nouvelles sources de données > A partir d’une base de données > Access :
importer les données d'une autre base de données Access
Démarrer l’importation de données

Dans cette fenêtre, vous devez spécifier deux éléments :

  • La source des objets : pour cela, parcourez le dossier dans lequel est localisé la base de données puis cliquer sur ouvrir.
  • Le mode et l’emplacement de stockage dans la base de données active : il existe deux modes de stockages :

Le premier consiste à importer (tous) les objets de la base de données source dans la base de données active sans la prise en compte des modifications effectuées sur les objets sources. Cela signifie en d’autres mots que si les données importées sont modifiées dans une des deux bases de données de transaction, aucun élément ne sera affecté par ces modifications.

Dans le deuxième mode par contre, Access créera automatiquement une table de liaison qui permettra de transmettre toutes les modifications apportées aux données de la base active à la base source et inversement.

2. Choisissez l’option 1 puis cliquer sur OK. Dans la fenêtre suivante, sélectionnez l’objet ou les objets à importer dans votre base de données.

Sélectionner la table à importer
Choix des objets à importer dans sa base Access

Comme on peut le constater, tous les objets Access sont répartis en six onglets, la sélection d’un onglet affiche tous les éléments associés à l’objet (n’oubliez pas de choisir table pour notre cas !).

Des options complémentaires sont affichées sur clic du bouton options. Elles permettent de spécifier les paramètres d’importation et sont fonction de l’objet sélectionné.

Enfin, si tous les réglages sont faits et les objets désirés sélectionnés, cliquer sur OK. Access va démarrer l’importation de données. La vitesse d’importation dépendra du nombre et de la taille des objets importés.

Conclusion

Dans ce billet de blog, nous venons de voir comment créer une table Access. D’abord à partir d’une base de données existante, ensuite à partir d’une autre source de données.

Toutefois, il est possible d’importer des données d’une source autre qu’Access. Essayez parmi les options proposées dans le groupe importer et lier et vous verrez qu’il est par exemple possible de lier des données issues du tableur Excel. Après avoir crée vos tables, vous allez devoir créer des relations entre elles afin de combiner les données dans une seule requête ou source de données.

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