Excel : comment créer une série de données ?

Dans cette astuce, vous allez apprendre à créer une série de données sur Excel.

En effet, dans un tableur, il existe plusieurs fonctionnalités qui évitent à l’utilisateur de refaire plusieurs opérations à la fois. La recopie incrémentée permet par exemple d’incrémenter ou de décrémenter une suite de données en une poignée de seconde. La série de données est par ailleurs une suite numérique, alphanumérique ou chronologique qui va vous épargner de la saisie individuelle de chaque élément de la liste.

Ainsi, vous obtiendrez très rapidement une liste bien faite, sûre et fiable sans pratiquement refaire à plusieurs reprises la même opération. Mis à part cet avantage, la création d’une série de données vous évite les erreurs de saisie, prend moins de temps et fiabilise les calculs.

Une série Excel s’étend sur les quatre directions possibles (gauche, droite, haut et bas) et peut varier dans le sens de l’incrémentation (augmentation) ou de la décrémentation (diminution). Tout ceci par l’application, dans la série, d’un incrément ou pas.

Vous l’avez donc compris. Dans ce tutoriel, nous allons apprendre à créer n’importe quel type des séries de données dans une feuille des calculs Excel.

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Comment procéder pour créer une série de données sur Excel ?

Excel est, tout comme les autres logiciels de la suite MS Office, composé par une dizaine d’options réparties en onglets puis en groupe. C’est grâce à celles-ci que vous accéderez aux fonctionnalités du tableur.

Toutefois, faute de la place sur l’écran du classeur, certaines fonctionnalités avancées sont accessibles en cliquant sur le bouton situé en bas à droite du groupe. D’autres options peuvent être affichées en appelant le menu contextuel de Windows sur une cellule, une feuille ou encore un objet. Sans oublier la possibilité de combiner quelques touches du clavier pour appliquer une mise en forme et effectuer certaines opérations plus rapidement.

Cela étant, nous allons nous servir de trois éléments pour créer nos séries de données Excel :

• Le cliqué-glisser : dans lequel le clic nous permettra de sélectionner les éléments de la suite et le glissé pour réaliser des actions. 
• De la fonctionnalité série qui se trouve dans l’onglet Accueil groupe Edition.
• Des options de recopie incrémentée qui apparaissent après avoir réalisé le cliqué-glisser.

Voilà, avec ces détails, nous pouvons maintenant creuser notre sujet du jour…

Les types de série de donnés gérés par Excel

Dans Excel, il existe principalement quatre types de série de données :

Comment insérer une série de données numériques sur Excel ?

Cette série s’obtient par l’application de quelques critères sur les nombres numériques. Elle est également répartie en deux types de série :

1. Créer une série linéaire sur Excel

La série linéaire est le type de série le plus utilisé. Elle est obtenue en additionnant un incrément (pas) précis dans une suite des nombres. Par exemple, en appliquant le pas 5 sur une série allant de 0 à 100, vous aurez exactement 21 nombres espacés entre eux par cinq unités.

La création d’une série de données numérique linéaire passe par les étapes ci-après :

• Saisissez les deux premiers nombres de la série (0 et 5, par exemple).
• Sélectionner les deux cellules contenant ces nombres.
• Placer le curseur sur le coin inférieur droit de la deuxième cellule puis cliqué-glisser la souris vers les cellules qui contiendront les valeurs suivantes de la suite.
• Excel reconnait automatiquement le pas (ici 5) et l’applique jusqu’au dernier élément de la série.

Attention : pour qu’une série s’incrémente, vous devez saisir les deux premiers nombres dans deux cellules adjacentes. Sachez également que :

• Lorsque le cliqué-glissé de la série est appliqué dans le sens inverse, Excel procède à la réduction de la suite.
• Vous pouvez créer une suite de données linéaire constante. Pour ce faire, saisissez une valeur de votre choix dans la cellule et valider par la touche Entrée. Ensuite, cliquer-glisser dans le sens de votre choix. Excel appliquera un pas nul (0).
• Il est aussi possible d’incrémenter une série linéaire par une seule unité. Pour cela, il suffit de saisir le premier élément de la suite puis de cliquer-glissé vers les cellules qui recevront les prochaines valeurs. Vous devez alors afficher les options de recopie incrémentée puis choisir « incrémenter une série »

• Enfin, la série linéaire peut se créer à partir du ruban. Il suffit de se rendre dans l’onglet Accueil > Edition > Recopier > Série. Ensuite, cocher l’option Linéaire puis saisissez la valeur du pas ainsi que la dernière valeur de la série.

Créer une série de données géométrique dans Excel

Contrairement à la série linéaire qui s’obtient en additionnant les valeurs de deux cellules adjacentes, la série géométrique procède à leur multiplication. En d’autres mots, pour obtenir une série géométrique, il faut multiplier chaque élément de la série par un nombre précis.

Pour créer une série géométrique, les procédures à suivre sont les suivantes :

• Entrez le 1^er élément de la série (exemple 3).
• Allez dans l’onglet Accueil > Edition > Recopier > Série. Cocher l’option Géométrique, compléter ensuite la valeur du pas et éventuellement le dernier élément de la suite et cliquer enfin sur OK.

• C’est fait ! Excel a complété seul toutes les valeurs de la série. Par défaut, les valeurs sont recopiées en lignes. Vous pouvez changer l’orientation en cochant l’option colonnes dans la partie série en.

Comment créer une série de données personnalisée sur Excel ?

De même qu’il est possible d’incrémenter une liste préexistante, Excel permet aussi d’incrémenter une liste personnalisée. Ainsi, l’incrémentation ou la décrémentation se fera en fonction de ses éléments. Pour réaliser une telle opération, il faut tout d’abord créer sa liste personnalisée en procédant de la manière suivante :

• Cliquez sur l’onglet Fichier puis sélectionner Options.
• Dans la fenêtre des Options Excel, sélectionner Options avancées > Générales > Modifier les listes personnalisées.
• Dans « Listes personnalisées », sélectionner Nouvelle liste. Compléter ensuite chaque élément de la liste dans la partie « Entrées de la liste » et cliquer enfin sur Ajouter pour créer votre liste et OK pour revenir à la fenêtre des options Excel.

Par ces actions, vous venez d’ajouter une liste personnalisée dans votre logiciel Excel. Vous pouvez ainsi créer une série de données à partir de cette liste. Pour cela, procédez de la sorte :

• Saisissez un élément de votre liste dans la cellule. Valider avec la touche Entrée.
• Cliqué-glisser vers le sens de votre choix.
• Et boom ! Excel ajoute tous les autres éléments de la série. Lorsque ces derniers sont épuisés, il répète chaque élément dans la suite de la série…

Comment créer une suite de données chronologique sur Excel ?

La suite (série) de donnée chronologique est une suite de dates formées en fonction du mois, de l’année ou des jours de la semaine.

L’incrémentation se fera alors en fonction de l’un de ces éléments. Cette série de données est très proche de la série linéaire. Elle est donc obtenue en appliquant le cliqué-glisser, les options de recopie incrémenté et la fenêtre série de l’onglet Accueil groupe Edition.

Mettons en valeur ces dires en créant une série chronologique sur Excel :

• Dans une cellule, saisissez une date, 10/03/2010 par exemple puis valider.
• Cliqué-glissez vers la direction de votre choix. Et comme par magie, Excel complète les dates en appliquant l’incrément 1 aux jours de la semaine.

Vous pouvez aussi passer par la fenêtre série pour créer votre suite de donnée chronologique. C’est elle qui est d’ailleurs bien adaptée car offrant plusieurs possibilités.

Ainsi, à la place de géométrique ou linéaire, cocher l’option Chronologique. Sélectionner alors dans la partie droite de la fenêtre, l’unité de temps à appliquer sur les dates. Sans toutefois oublier de préciser le pas et la dernière valeur de la série.

Notons également que les options de recopie incrémentée affichée à la fin de la série contiennent quelques critères d’incrémentation. Quand vous les dérouler, vous pouvez par exemple incrémenter selon l’année, le jour ou le mois.

Comment créer une suite de données Alphanumérique ?

Pour terminer, exploitons cette dernière série proposée par Excel. En effet, comme son nom l’indique, l’incrémentation va se passer sur des éléments alphanumériques c’est-à-dire sur des valeurs contenant une suite des caractères et des chiffres.

Cette suite de données est très particulière. Une option spéciale n’existe pas dans la fenêtre série, comme c’était le cas pour certaines suites précédentes. Ainsi, nous allons nous contenter du cliqué-glisser pour réaliser notre série alphanumérique.

Voici quelques étapes conduisant à la création d’une série alphanumérique :

• Commencez par saisir une valeur dans une cellule (1^er élément de la série, tapez Article 001 par exemple). Valider par la touche Entrée.
• Cliquez-glissé dans le sens de votre choix. Une série avec le pas « 1 » est automatique généré par Excel.

Cette série peut inclure les décimaux. Dans ce cas, Excel prendra uniquement en considération le décimal situé à droite.