Comment se servir du groupe presse-papiers sur Word ?

Vous avez peur de refaire la même chose chaque fois ? Vous vous demandez s’il est possible de déplacer un élément dans un autre document ou sur un autre paragraphe ? Tournez votre regard vers le groupe presse-papiers.

Ne soyez pas intimidé, Word a tout préparé pour vous. En effet, le groupe presse-papiers fera tout à votre place. Bien entendu si vous lui ajouter ce dont il a besoin.

C’est quoi le presse-papiers ?

Le presse-papier est une mémoire temporaire (une sorte de mémoire RAM pour l’ordinateur) dans laquelle sont stockées toutes les actions de copie et de collage de données.

Les informations placées dans le presse-papiers sont accessibles tant que Word est actif mais aussi lorsque son contenu n’a pas été vidé à la fermeture de Word.

Que trouve-t-on dans le groupe presse-papiers ?

Ce groupe, comme vous pouvez le constater sur la figure suivante, se compose essentiellement de quatre boutons :

• Coller : permet d’insérer un élément copié à un point d’insertion donné
• Copier : permet de placer un ou plusieurs éléments dans le presse-papiers. L’action effectuée par contre, consiste à dupliquer les éléments d’un paragraphe (ou d’une page) à un autre dans un même document ou d’un document à un autre
• Couper : au même titre que copier, il permet d’ajouter des éléments dans le presse-papiers et le déplacer définitivement à l’endroit où ils étaient avant l’action
• Reproduire la mise en forme : applique une mise en forme d’une sélection à une autre dans le même document

Comment copier, couper, coller et reproduire la mise en forme ?

• Pour copier ou couper, sélectionner le texte ou tout autre élément puis dans l’onglet accueil groupe presse-papiers cliquez sur copier/couper. Directement, l’option coller est activé.

Astuce : ces deux actions ont leurs équivalents dans le menu contextuel. Après sélection, il suffit d’appuyer sur le clic droit de la souris puis choisissez copier ou couper selon le cas.

• Pour coller l’élément copié ou coupé, placez le curseur à l’endroit où il sera inséré puis dans l’onglet accueil groupe presse-papiers cliquer sur coller.

Astuce : pour coller, utilisez là, encore, le menu contextuel. Mais à la place de copier ou couper, choisissez coller. Si vous désirez coller tous les éléments du presse-papiers, cliquer sur le bouton fléché de ce groupe puis choisissez coller tout. Le bouton effacer tout vide par contre tout le contenu du presse-papiers.

• Pour reproduire une mise en forme à un bloc de texte, il suffit de sélectionner le texte puis dans l’onglet accueil groupe presse-papiers, cliquer sur reproduire la mise en forme. Comme les autres éléments du groupe, il a aussi un équivalent dans le menu contextuel.

Astuce : si vous voulez appliquer une mise en forme à plusieurs paragraphes dispersés, il faut double-cliquer sur reproduire la mise en forme après la sélection des éléments contenant la mise en forme à reproduire.

Comment afficher le contenu du presse-papiers ?

Pour visualiser le contenu du presse-papiers, cliquer sur le bouton fléché situé en-dessous du groupe. Le menu suivant apparait :

Les éléments ajoutés dans cette boite sont placés à tour de rôle c’est-à-dire suivant le moment de leur ajout (du plus nouveau au plus ancien).

Les options de collage

Quand vous collez un élément, un petit bouton contextuel (Ctrl) apparait à droite de l’élément collé. Si vous le déroulez, figure ci-dessous, vous accédez ainsi aux options de collage.

• Conserver la mise en forme source : permet d’appliquer la mise en forme source de l’élément collé
• Fusionner la mise en forme : fusionne la mise en forme avec les textes situés au-dessus ou en-dessous du collage
• Conserver uniquement le texte : conserve le texte brut (aucune mise en forme n’est appliquée).

Accédez aux options de collage avancées

Les options de collage avancées permettent de personnaliser le groupe presse-papiers et des actions qui y sont liées. Pour y accéder, voici comment procéder :

• A partir du groupe presse-papiers : dérouler le bouton coller puis cliquer sur définir le collage par défaut.
• A partir des options de collage : dérouler la liste puis cliquer sur définir le collage par défaut.                

Dans un cas comme dans l’autre, vous accédez aux paramètres de configuration de Word dans les options avancées.

Choisissez donc les options que vous désirez afficher par défaut puis cliquez sur OK.

Les raccourcis claviers à utiliser

Presque toutes les fonctionnalités Word ont leur équivalent sur le clavier. Voici la liste des raccourcis claviers du groupe presse-papiers :