MS Office : 10 Choses à retenir sur la suite bureautique

Vous êtes un amoureux de la suite bureautique MS Office ? Bonjour et bonne lecture de ce nouveau billet.

En effet, nombreux sont les internautes qui se baladent sur le net pour trouver des aides sur comment utiliser des programmes Office comme Word, Excel, Access, etc.

Dans votre moteur de recherche Google, si vous demandez par exemple comment activer Office ou tout autre mot-clé de ce genre, vous aurez à la seconde des milliers des résultats.

En effet, c’est parce que ces outils sont très utilisés et par conséquent sont devenus des véritables passerelles pour réaliser tel ou tel autre truc.

Mon objectif dans ce billet n’est pas celui de vous apprendre comment utiliser un programme de ce pack mais il sera celui de partager avec vous certains secrets que vous ignorez sur ces logiciels et qui sont pourtant nécessaires pour optimiser votre rendement quand vous travaillez sur l’un ou l’autre programme.

D’abord, je vais commencer par vous donner un aperçu sur la suite MS Office avant de vous présenter les secrets que vous devez connaître sur ce pack.

Partagez cet article avec vos amis pour qu’il s’en rende compte aussi et si vous avez des préoccupations, n’hésitez pas à laisser votre commentaire.

C’est parti !

C’est quoi la suite Bureautique MS Office ?

Avant de parler de la suite bureautique MS Office, retenez qu’une suite bureautique est un ensemble des programmes, le plus souvent scotchés dans un pack, qui exécutent les tâches manuelles du bureau au moyen de l’ordinateur.

Pour simplifier encore les choses, la suite bureautique permet de faire un tas des choses qui, jadis se faisait manuellement, de façon automatisée.

Illustrons cela par des exemples :

• Vos lettres ne sont plus écrites à la main, vous les faites désormais dans un logiciel de traitement de texte tel que Word, Writer ou Pages
• Vos données sont traitées dans un tableur tel qu’Excel, Calc ou Numbers
• Lors de présentations dans une conférence, vous utilisez un logiciel des présentations multimédias comme PowerPoint ou Impress
• Etc.

Cela vous donne une idée quand même de ce qu’est une suite bureautique. C’est donc un gigantesque assemblage des programmes qui vous facilitent la vie.

Si ce n’est pas toujours clair pour vous, lisez l’article jusqu’à la fin, vous trouverez d’autres précisions.

Et MS Office dans tout ça ?

MS Office est une suite bureautique éditée par la célèbre société américaine Microsoft. D’où le nom Microsoft Office ! C’est elle qui édite également l’OS le plus utilisé dans le monde : le célèbre MS Windows.

La première version de MS Office est sortie en 1990. Elle comprenait à ce moment-là seulement trois logiciels : Word, Excel et PowerPoint. Ces programmes étaient vendus séparément.

Depuis lors, des nouveaux logiciels, achetés ou développés, ne cessent de surplomber la suite et de la rendre par le même effet très attractif.  Aujourd’hui, elle compte plus de 11 programmes et chacun joue un rôle spécifique dans le pack et donc s’adresse à une catégorie spécifique des personnes.

Malheureusement, la suite n’est pas offerte gratuitement, il faut toucher dans la poche pour vous en procurez. Toutefois, sur internet, vous trouverez des solutions sur comment utiliser MS Office sans l’acheter.

Il existe d’autres suites bureautiques qui concurrencent MS Office. Parmi celles-ci je peux vous citer OpenOffice qui est acquise gratuitement et iWork qui est adressé aux utilisateurs de l’OS Mac OS.

Pour votre culture générale, cet article de Wikipédia apporte des plus amples explications.

Quels sont les 10 secrets à connaitre sur MS Office ?

Vous êtes toujours là ? Si oui, c’est votre jour de chance !

Dans cette section, on va tout droit au but c’est-à-dire ensemble, nous allons esquisser les 10 secrets à connaitre sur la suite bureautique MS Office.

Ok c’est parti !

Les spécificités de chaque programme MS Office

Vous le savez déjà, à ce jour, la suite bureautique MS Office compte plus ou moins 11 programmes mais tous ces logiciels ne font pas la même chose c’est-à-dire chacun joue un rôle très particulier dans le pack.

Et comme on l’a vu ci-haut, c’est l’essence même d’une suite bureautique : chaque tâche se fait dans un programme qui s’adresse à un domaine bien précis. Par conséquent, le choix de l’un est fonction des besoins de chaque utilisateur. C’est-à-dire vous !

Ainsi, dans MS Office :

• Access s’adresse aux concepteurs de bases de données
• Word est utilisé pour le traitement des textes
• Excel concerne lui le traitement des données (on dit qu’il est un tableur !)
• PowerPoint permet de gérer les présentations, c’est un logiciel de présentation multimédia ou de diaporama
• Outlook est un client lourd. Il fournit des services de messagerie électronique sur votre PC
• Etc.

Quoi qu’il en soit, vous aurez besoin de l’un ou l’autre programme pour faire une tâche particulière avec MS Office. C’est très sympa non ?

Même étant adressé à une catégorie des personnes bien définies, les programmes MS Office sont aussi complémentaires !

Le principe « All in 1 »

C’est un principe général à toutes les suites bureautiques. En effet, le package permet de condenser plusieurs programmes dans un même lot. Et MS Office n’est pas passé à travers.

Très rare, je dis bien très rare seront les cas où vous installerez MS Word ou Excel seul. Car, la suite bureautique est livrée avec tous les programmes inclus. Tout dépendra aussi de votre formule d’abonnement !

Cela avantage l’utilisateur car :

• Il installe tous les logiciels au même moment
• Ou décide lequel utiliser
• Il peut facilement apprendre comment utiliser tel ou tel autre programme
• …

Le langage de programmation VBA est intégré dans tous les programmes MS Office

Ce n’est un secret pour personne, la programmation est la base même de l’informatique. Au même titre que Windows, MS Office, Facebook, Yahoo !, Google ou Bing, ce site que vous visitez a été aussi programmé (ou développé).

Par défaut, VBA (Visual Basic For Application) est inclus dans tous les programmes de la suite bureautique MS Office. Il n’a pour rôle que d’automatiser certains traitements qui varient d’un programme à l’autre.

Pour y accéder, une fois dans l’interface de votre programme, combinez les touches claviers Alt + F11. Ou bien dans les options de votre programme, cochez l’onglet développeur pour afficher toutes les commandes d’utilisation de codes VBA.

Les programmes MS Office sont aussi complémentaires

Ci-haut je vous disais que chaque programme avait ses propres spécificités. Eh bien, c’est vrai. Mais qui dit spécifique dit aussi complémentaire.

Par exemple, quand vous installez un système d’exploitation sur votre PC, il est livré déjà avec quelques programmes basiques. Il faut donc lui ajouter des programmes « complémentaires » pour qu’il réponde favorablement à vos besoins.

C’est le même cas pour MS Office. Ses programmes contiennent plusieurs fonctions semblables qui rendent leur utilisation aisée.

En regardant seulement leurs interfaces (ruban, fonctions élémentaires, outils de mise en forme, graphiques, formes, etc.), vous remarquez vite qu’il n’y a pas beaucoup de différences.

Ainsi :

• Un utilisateur qui maitrise bien Excel peut y créer une base de données puis l’exporter dans Access pour le dynamiser car c’est le rôle premier de celui-ci
• Celui qui partage un courrier via l’onglet publipostage de Word peut également se servir d’Excel pour y tirer des données
• Vous pouvez créer une carte de visites avec Publisher ou PowerPoint
• Eh bien d’autres combinaisons peuvent exister

Ces exemples ne sont que des simples illustrations. Si vous cherchez encore, vous verrez qu’il existe plusieurs possibilités qu’on ne pourrait l’imaginer.

Les versions web des programmes MS Office

L’internet est devenu notre ami voire même notre famille.

Microsoft a bien compris cela. C’est pourquoi, même sans installer Excel ou Word sur votre PC, vous pouvez créer et modifier des contenus directement sur internet.

Pour y aller, il suffit de visiter ce lien.

Les fonctionnalités offertes sont cependant tronquées c’est-à-dire limitées.

Le travail en équipe

Le travail en équipe s’est avéré très fructueux ce dernier temps.

Les programmes MS Office facilitent aussi le travail en équipe. Plusieurs personnes peuvent travailler sur un même fichier étant ensemble ou à distance.

Les modifications opérées par un utilisateur seront remarquées par un autre utilisateur qui travaillent sur le même fichier. La condition sine qua none est de travailler dans le même réseau.

Les versions mobiles des programmes MS Office

Les ordinateurs sont parfois capricieux. Ou, ne sont pas toujours à la portée de tout le monde. C’est pourquoi, des versions allégées de MS Office sont disponibles sur tablettes ou téléphones mobiles.

Comme pour le pack MS Office, les applications proposées sont téléchargées en « pack » ou en unité.

Cependant, comme pour les versions web, les fonctions proposées ne sont pas toujours à la hauteur des attentes de l’utilisateur.

L’inclusion des « plug-ins » dans les programmes MS Office

Les fonctionnalités proposées ne sont pas toujours complètes. D’où il faut trouver un moyen pour étendre celles-ci. Et parmi les moyens les plus fréquents se trouvent les plug-ins.

Littéralement, le terme plug-in signifie « extension » il a pour mission d’étendre les fonctionnalités proposées dans un programme spécifique.

Les plug-ins les plus courants dans les programmes Office sont :

• Les convertisseurs de PDF comme PDF Exchange
• Le logiciel de référencement des documents comme EndNote
• Le pack des langues pour utiliser la langue que l’on souhaite
• Le pack des polices d’affichage

Paramétrer les programmes MS Office

MS Office est flexible. Il s’adapte selon les désirs de chaque utilisateur.

C’est l’utilisateur seul qui décide :

• Le thème d’affichage utilisé
• Le nom de l’auteur qui sera étiqueté à chaque fichier
• De créer ses propres modèles
• De définir les polices des caractères qui seront utilisées par défaut
• Etc.

Les paramètres définis sont applicables soit à tous les logiciels du pack ou à chaque programme de façon spécifique.

La protection des fichiers est commune aux programmes MS Office

Et pour terminer, prenez une seconde pour penser à la sécurité de vos fichiers.

Cela suppose que tout fichier crée doit faire l’objet d’une protection. Qu’il s’agisse de vos contrats, documents confidentiels, classeurs ou présentations, … leur protection doit être assurée.

Pour les programmes MS Office, la protection se fait soit pendant l’enregistrement ou bien directement dans les options pendant la modification. La protection concerne la lecture, l’écriture ou les deux.

Ça y est, c’est la fin de cet article !

Avez-vous une question, un problème ou une suggestion ? écrivez-nous dans les commentaires.