Access en tant que SGBDR (Système de gestion des Bases de Données Relationnelles) permet de lier les tables dans le but de contrôler les saisies, d’assurer la cohérence des informations et de rassembler les données issues de plusieurs tables dans une requête. Savoir comment créer une relation entre les tables Access a toujours été un grand problème dans le chef des utilisateurs d’Access.
Pourtant une des bases fondatrices pour la maitrise de cet outil de réalisation et de gestion des bases de données relationnelles.
Dans ce présent article, je vous parle des relations entre les tables Access. Au terme de celui-ci vous saurez comment créer une relation entre deux ou plusieurs tables Access. Je vous expliquerai également comment modifier puis supprimer une relation sous Access.
Pourquoi créer une relation entre les tables Access ?
Lorsque vous venez de créer vos tables Access, il faut les lier pour :
- Rassembler plusieurs informations dans une seule source de données, une requête par exemple.
- Assurer la cohérence des données.
- Réduire le poids (la taille) de la base de données (la taille maximale étant de 2 Go).
- Faciliter l’exploitation et l’exploration des informations enregistrées.
- Synchroniser les données de deux ou plusieurs tables.
- Éviter la redondance des données.
Préalables avant de créer une relation entre les tables Access
Avant de passer à l’étape de la création proprement dite des relations sous MS Access, vous devez préalablement avoir fait la modélisation du système à informatiser. Ceci suppose que vous maitrisez déjà bien le champ dans lequel sera montée la base de données.
Autrement dit, avant de penser à une probable réalisation de la BD, une analyse complète de l’existant doit être faite. Ce n’est qu’après avoir compris le fonctionnement de l’existant que vous pourrez alors créer une database pour votre système d’information.
L’analyse ainsi faite permettra de dénicher les dépendances fonctionnelles entre les entités informatisables faisant office du SI. C’est donc à travers ces dépendances qu’on découvrira les cardinalités et les différents champs de données à insérer dans les tables.
Tout ceci étant déjà dit, voici les préalables à faire avant de lier les tables Access :
- Créer les tables Access.
- Définissez les champs des tables et leurs propriétés.
- Identifier les clés primaires et les clés étrangères.
- Lier deux tables Access sans problème.
Comment créer une relation entre deux tables Access ?
Sur Access, vous pouvez créer des relations entre les tables de plusieurs façons, dans cet article, je vais vous présenter certaines d’entre elles.
1- Créer une relation entre les tables Access à partir de l’onglet Outils de base de données
L’onglet Outils de base de données permet de réaliser différentes tâches au sein d’une base de données active. Ici, vous pouvez compacter votre base de données, créer des relations, établir les dépendances de données, analyser les objets Access, et bien plus encore en fonction des manipulations que vous voulez faire.
Comme nous parlons des relations, nous l’utiliserons pour créer, modifier et supprimer une relation Access. Pour ce faire :
- Assurez-vous que vous avez bien créé vos tables et qu’elles respectent toutes les exigences.
- Fermez toutes les tables que vous souhaitez mettre en relation.
- Cliquez sur l’onglet Outils de bases de données ensuite allez dans le groupe Relations.
- Cliquez sur Ajouter des table. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionner les tables ou les requêtes à mettre en relation.
- Cliquez sur le bouton Ajouter. Les éléments sélectionnés vont directement être affiché dans la partie centrale de l’écran. Cliquez alors sur le bouton Fermer pour quitter la fenêtre Relations.
- Pour créer une relation entre vos tables, sélectionner le champ clé primaire de la table Source (Père) puis faites-les glisser vers la clé étrangère de la table Fils (Cible). S’il existe plusieurs clés primaires dans la table Père, sélectionnez-les à l’aide de la touche Ctrl.
- Dès que le curseur atterrit sur la table cible, la fenêtre Modifier des relations s’affiche. Avec à gauche le nom du champ de la Table/Requête Père et à droite le nom du champ de la table cible (Fils). Vous pouvez dérouler cette zone pour changer des champs en cas de besoin. Tout le paramétrage fait ? Bien, cocher la case Appliquer l’intégrité référentielle ensuite cliquez sur Créer.
- Voilà la relation qui existe déjà entre vos tables.
2- Faire une liaison des tables avec le volet Liste des champs
Cette deuxième méthode est très facile à utiliser. Mais ne prend pas en compte tous les paramètres de relation. En effet, lorsque vous utilisez cette procédure pour lier vos tables Access, toutes les nouvelles relations ont la cardinalité 1 à plusieurs. Ainsi, il faut les modifier si vous souhaitez passer à la cardinalité 1 à 1 ou plusieurs à plusieurs.
De plus, cette option fonctionne uniquement lorsque des relations existent déjà entre certaines tables de votre base de données. Enfin, la relation créée ne respecte pas la contrainte d’intégrité référentielle. Là, encore, il faut modifier la relation pour que cette propriété soit prise en compte.
Voici les étapes à respecter pour faire une liaison entre les tables Access en utilisant cette démarche :
- Double-cliquer sur la table pour l’ouvrir en mode Feuille de données.
- Afficher ensuite le volet liste des champs. Il suffit pour cela de faire le raccourci clavier Alt + F8. Une liste exhaustive des champs de toutes les tables de la BD s’affiche, avec notamment les champs appartenant aux tables liées et non liées.
- Pour créer une relation entre vos tables, glissez un champ de votre choix vers l’une des tables non liées affichées en mode feuille de données.
- L’assistant Liste des choix apparait. Vous devez alors définir les modalités de définition de la nouvelle relation créée. Ainsi, suivez toutes les instructions proposées par l’assistant jusqu’à la fin.
- Lorsque vous arriverez à la fin, Access placera directement le champ dans la table cible. Et une relation un à plusieurs sera bel et bien créé ; et comme dit ci-haut, vous devez modifier la relation pour appliquer la contrainte d’intégrité référentielle, modifier le type de relation, etc.
3- Lier les tables Access à partir de la fenêtre Relations
- Cliquer sur Relations.
- Double-cliquer ensuite dans la partie centrale de l’écran. La fenêtre relations va apparaitre.
- Dans la partie gauche, sélectionner la table et le champ de la table source et dans la partie droite, sélectionner la table cible ainsi que le champ faisant office de clé étrangère.
- Cocher la case Appliquer l’intégrité référentielle puis cliquer sur Créer.
- Répéter la même procédure pour créer des relations avec d’autres tables.
Comment modifier une relation Access ?
Pour modifier une relation Access, respectez les étapes ci-après :
- Allez dans l’onglet Outils de base de données.
- Cliquez ensuite sur Relations.
- Un onglet contextuel intitulé Créer apparait sur le ruban.
- Dans le groupe Outils, cliquez sur Modifier des relations.
Vous pouvez aussi suivre les instructions ci-après pour modifier une relation entre les tables Access :
- Cliquez sur l’onglet Outils de base de données
- Dans le groupe Relations, cliquez sur le bouton Relations. La liste de toutes les tables liées apparait
- Cliquez sur le cordon de jointure de la relation à modifier ensuite faites un clic droit dessus puis sélectionner Modifier une relation.
Comment supprimer une relation entre les tables Access ?
Pour supprimer une relation Access :
- Cliquez sur l’onglet Outils de base de données.
- Dans le groupe Relations, cliquez sur le bouton Relations. La liste de toutes les tables liées apparait.
- Cliquez sur le cordon de jointure de la relation à supprimer ensuite faites un clic droit dessus puis sélectionner Supprimer.
- Access vous avertit que relation sélectionnée sera supprimée. Cliquez sur Oui pour confirmer.
