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12 meilleures astuces pour utiliser les cellules Excel comme un pro !

meilleures astuces pour utiliser les cellules Excel comme un pro

Vous trouvez Excel difficile ? C’est peut-être parce que vous ne savez pas comment fonctionne les cellules Excel.

Eh bien, aujourd’hui c’est votre jour de chance ! car, cet article vous apporte tout ce qu’il faut pour devenir d’excellents utilisateurs du tableur Excel.

Les cellules sont la base d’Excel. Les tableaux, les fonctions, les graphiques, les calculs, et tout ce que vous réalisez dans ce logiciel sont faits en fonction des données issues des cellules. Comprenez pourquoi il est important de connaitre à cœur comment les utiliser.

Cependant, les cellules sont étroitement liées aux feuilles de calculs. Par conséquent je vous invite à lire cet article sur les feuilles de calculs Excel.

D’abord, c’est quoi une cellule ?

Excel est un tableur c’est-à-dire un logiciel qui analyse de données réparties dans des tableaux. Et comme tout tableau, il se compose d’une série des lignes rangées de gauche à droite et de colonnes alignées de haut en bas.

Ces lignes et colonnes appartiennent à une feuille de calcul lui-même contenu dans un fichier appelé « Classeur »

Les lignes sont identifiées par des lettres de l’alphabet et s’étendent de A à XFD (soit un total de 16384 lignes !) alors que les colonnes sont reconnues par des nombres entiers allant de 1 à 1048576.

Eh ! Monsieur, que signifie tous ces charabias ?

Cela signifie exactement qu’en Excel :

  • Vous travaillez dans un classeur
  • Celui-ci contient une ou plusieurs feuilles de calcul
  • Et chaque feuille de calcul contient plusieurs lignes et colonnes dont l’intersection forme des cellules

Qu’en est-il alors des cellules ?

Jusque-là je n’ai pas encore fait le point sur les cellules. Il était d’abord nécessaire de parler des bases avant d’en arriver ici.

Pour dire simple, une cellule en Excel est la réunion d’une ligne et une colonne c’est-à-dire qu’elle est obtenue suite à la rencontre d’une ligne et une colonne.

Si on refait les calculs de tout à l’heure, on déduit qu’une feuille de calcul contient : 16384 lignes * 1048576 colonnes : 17 179 869 184 cellules. Comprenez les genres de calculs que vous pouvez faire !

Avec ça, je pense que je me suis fait comprendre. Si non, avec la lecture des sections suivantes, vous tirerez profit de ce long article.

Quelle est la différence entre cellule active, zone de cellule et plage de cellule ?

Vous avez peut-être lu ou entendu quelque part un de ces termes mais vous êtes restés sous votre faim car ne sachant pas ce qu’ils signifient.

De façon simple, retenez ceci :

  • La cellule active : c’est la cellule dans laquelle s’applique la saisie. Elle est unique par feuille de calcul. Par défaut, la cellule A1 est activée pour chaque nouvelle feuille
  • La zone active : c’est la zone visible dans la feuille active
  • La plage des cellules : c’est une collection des cellules sélectionnées dans une feuille. Cette collection prend la forme d’un rectangle et contient uniquement une cellule active (celle dans laquelle la sélection a commencé).
Voir aussi  Mettre à jour ou modifier une table des matières Word

Quelles sont les meilleures astuces pour utiliser les cellules Excel ?

On y est. Voici une sélection de 12 meilleures fonctionnalités appliquées aux cellules Excel :

Sélectionner des cellules Excel

Vous voulez appliquer une mise en forme conditionnelle ? Changer la police de caractères ? Combiner deux ou plusieurs cellules ? Eh bien, commencer par sélectionner une cellule puis réaliser l’action désirée.

Note : quand une sélection est appliquée sur une cellule ou une plage de cellules, celle-ci est encadrée d’une bordure de couleur noire.

Voici comment sélectionner :

  • Une cellule : cliquez sur une cellule de votre choix
  • La plage de cellules : cliqué-glissez la souris vers les cellules qui feront partie de la plage. La plage de cellules se présente sous une forme rectangulaire
  • Les cellules adjacentes : sélectionner la première cellule, la touche Shift enfoncée, cliquez sur la dernière cellule de la sélection
  • Des cellules épares : cliquez sur la première cellule puis, la touche Ctrl enfoncée, cliquez-glisser la souris vers les cellules qui feront partie de la plage
  • Toutes les cellules de la feuille : placez le pointeur sur l’intersection entre les colonnes et les lignes puis cliquez dessus ou faites la combinaison de touches Ctrl + A.

Bon à savoir : quel que soit le nombre de cellules sélectionnées, une et une seule cellule est active par feuille. Il s’agit de la cellule dans laquelle la sélection a commencé.

Nommer les cellules

Par défaut, une cellule est identifiée par les coordonnées COLONNELIGNE c’est-à-dire la lettre de la colonne qui a le focus puis le numéro de la ligne, sans espace entre les deux.

Par exemple, la cellule A33 signifie : vous vous trouvez sur la colonne A et la ligne 33.

Si vous souhaitez changer le nom d’une cellule ou une plage :

  • Sélectionner la cellule ou la plage à renommer
  • Double-cliquez sur le nom affiché dans la Zone Nom ou clic droit sur la sélection > définir un nom. Saisissez le nouveau nom puis cliquer sur OK ou Entrée pour valider
renommer plages ou cellules Excel
Renommer une cellule Excel

Insérer des cellules Excel

Vous voulez ajouter une cellule/plage à votre feuille de calcul ? Voici comment faire :

  • Sélectionner la cellule/plage à coté de laquelle seront insérées les nouvelles cellules
  • Clic droit dans la sélection > Insérer. Ou dans l’onglet Accueil, groupe Cellule, dérouler le bouton Insérer puis cliquer sur Insérer les cellules
insérer une cellule Excel
Insérer une cellule
  • Décaler les cellules vers la droite : les cellules sont décalées à droite
  • Décaler les cellules vers le bas : elles sont décalées vers le bas
  • Ligne entière : Excel insère une ligne entière au-dessus de la cellule sélectionnée
  • Colonne entière : Excel crée une colonne entière à gauche de la sélection

Ajouter une saisie dans la cellule

Pour saisir quelque chose dans la cellule, vous devez utiliser votre clavier. La saisie se fait dans une cellule ou dans plusieurs cellules à la fois.

Par défaut, les nombres sont alignés à droite et les caractères à gauche.

Si vous sélectionnez une cellule avec de données et que vous tapez sur n’importe quelle touche de votre clavier, il efface son contenu. Mais, je fais alors comment pour modifier seulement une partie de ma saisie ?

Procédez de cette manière : double-cliquez sur la cellule dans laquelle la modification va prendre effet puis saisissez les caractères (valeurs) de remplacement.

Vous pouvez saisir une même valeur dans toutes les cellules d’une plage. Pour ce faire, sélectionner la plage > entrez la valeur à répéter dans toute la plage dans la 1ère cellule > Ctrl + Entrée.

Fusionner les cellules Excel

La fusion de cellules permet de condenser plusieurs cellules en une seule.

Voir aussi  Top 20 trucs et astuces Word à connaître par cœur

Attention : si vous fusionnez des cellules contenant des valeurs, Excel va considérer uniquement la valeur supérieure gauche de la sélection et ignorer les autres.

Voici comment fusionner les cellules :

  • Sélectionner une plage > onglet Accueil > groupe Cellule > Fusionner et centrer
  • Ou après la sélection de la plage > clic droit de la souris > Format de la cellule > dans l’onglet Alignement, cochez la case Fusionner les cellules

Copier, couper et copier une cellule

Vous vous rappelez du groupe presse-papiers de Word ? Eh bien, il y en a aussi pour Excel. Et, il fait la même chose et contient les mêmes options.

En Excel, vous pouvez copier/couper ou coller des cellules et/ou leurs contenus. Ainsi, quand vous :

  • Copiez une valeur : le contenu est dupliqué
  • Coupez une valeur : le contenu est déplacé. La valeur d’origine n’existe plus dans ce cas.

Copier : sélectionner la cellule/plage > groupe Presse-papiers > Copier ou menu contextuel > Copier (Ctrl + C, sur le clavier)

Couper : sélectionner la cellule/plage > groupe Presse-papiers > Couper ou menu contextuel > Couper (Ctrl + X, sur le clavier)

Coller : cliquez sur la cellule où la saisie sera collée > clic droit de la souris > Coller ou activez l’onglet Accueil > groupe Presse-papiers > Coller (Ctrl + V, sur le clavier)

Si vous désirez coller tous les éléments présents dans le presse-papiers, cliquez sur le bouton fléché situé à sa droite puis sélectionner l’action coller tout.

Supprimer une cellule

Pour supprimer une cellule ou une plage, procédez comme suit :

  • Sélectionner la cellule ou la plage à supprimer
  • Dans le menu contextuel (ou dans l’onglet Accueil > groupe Cellules), cliquez sur Supprimer. Excel vous affiche une fenêtre dans laquelle vous choisissez le comportement des cellules voisines. Votre choix fait, cliquez sur OK.

Attention : la suppression du contenu entraine celle des contenants. C’est le même principe avec les dossiers Windows. Si vous voulez seulement supprimer le contenu de la cellule ou de la plage, dans le menu contextuel, cliquez sur Effacer le contenu.

Ajuster la taille des cellules Excel

Par défaut, lorsque vous saisissez une valeur supérieure à la taille de la cellule, vous avez l’impression que celle-ci déborde vers la cellule voisine. Or, ce n’est pas du tout le cas.

En effet, la vraie valeur de la cellule est toujours là. Pour vérifier, cliquez de nouveau sur la cellule et vous la verrez. Plus simplement, lorsque la cellule est active, sa valeur s’affiche dans la barre des formules.

Voici quelques caractères de remplacement des textes de débordement :

  • Une série de dièses (#) pour les dates
  • Une notation scientifique (qui se transforme aussi en série des dièses) pour les nombres
  • Le texte s’étend vers les cellules voisines

Pour pallier à cela, vous pouvez uniformiser la taille de vos cellules selon votre souhait. Pour ce faire :

  • Placez le curseur sur l’intersection de deux colonnes puis double-cliquer dessus
  • Dans l’onglet Accueil, groupe Cellule, cliquez sur Format puis sélectionner Ajuster la largeur des colonnes pour lui donner la même taille avec les autres colonnes ou cliquez sur Largeur de colonne pour définir une taille de votre choix
ajuster la taille des cellules Excel
Ajuster la taille des cellules

Bon à savoir : il est tout à fait possible d’uniformiser la taille de toutes les cellules de la plage ou de la feuille de calcul avec cette méthode. Pour cela, il faut les sélectionner avant d’appliquer les réglages.

Utiliser la poignée de recopie incrémentée

Certains se demandaient déjà dans leur intérieur ou ça allait finir. Eh bien, je n’ai pas oublié cette astuce très ingénieuse d’Excel.

Voir aussi  Comment insérer des numéros de page dans Word ?

La recopie incrémentée va certainement vous faciliter la vie car Excel n’aime pas la saisie manuelle des listes et de dates. Quelqu’un dira, mais comment ça ? Ok, voyons en quoi cette astuce consiste.

La recopie incrémentée vous permet, à travers quelques critères choisis par vous-même, d’incrémenter facilement et rapidement une série de données.

Pour incrémenter une série, procédez comme suit :

  • Entrez une valeur dans la première cellule de la série (ou dans deux cellules adjacentes)
  • Amenez la souris sur le coin inférieur droit de la cellule, elle se transforme en + puis cliqué-glisser vers la direction souhaitée (gauche, droite, haut ou bas)
  • Excel va ainsi incrémenter une série en fonction de la direction ou de l’écart constaté entre les deux cellules
Utiliser la recopie incrémentée
Utiliser la recopie incrémentée d’Excel

Bon à savoir : si, après avoir glissé la souris, la série reste constante, vous pouvez :

  • Afficher les options de recopie incrémentée obtenues en cliquant sur le bouton situé à la fin de la série puis sélectionner Incrémenter une série
afficher les options de recopie incrémentée
Afficher les options de recopie incrémentée
  • Utiliser les options du ruban. Pour cela, allez dans l’onglet Accueil, groupe Edition, dérouler le bouton Recopier et effectuer les réglages souhaités (le pas, le type de série, …)

Enfin, la recopie incrémentée concerne les nombres, les caractères alphanumériques, les dates (jour de la semaine, mois, années), les listes personnalisées, etc.

Créer une liste semi-automatique de textes

Que des fonctionnalités géniales proposées par Excel !

En effet, quand vous écrivez une liste de données de type texte, Excel garde chaque élément de la suite et vous la propose s’il détecte des caractères semblables à une entrée déjà saisie.

Par exemple, si votre liste contient Marie, Marina, Marissa ou Mariane, dès que vous écrivez M, ces noms vous sont proposés suivant le degré de ressemblance. Ils disparaissent dès qu’Excel trouve un caractère non semblable.

Pour valider cette saisie, cliquez sur la touche Entrée.

Bon à savoir :

  • Aucune cellule ne doit être vide entre la saisie et la cellule reconnue
  • Vous pouvez créer une liste déroulante à partir de ces saisies. Pour cela, sélectionner les cellules concernées, clic droit de la souris, choisir l’option Liste déroulante des choix

Verrouiller et masquer une cellule

Vous voulez protéger le contenu d’une cellule ? Si oui, commencez par le verrouiller ou le masquer.

Ainsi, rendez-vous dans Accueil > Cellule > Format de la cellule > Protection puis activer l’option souhaitée (Verrouiller ou Masquer).

Seulement, pour que ces options prennent effet, vous devez protéger votre feuille de calcul Excel.

Restreindre la saisie de données dans les cellules Excel

Dans certains cas, il est nécessaire d’indiquer à l’utilisateur comment il doit saisir certaines informations. Par exemple, vous pouvez définir un plafond du chiffre à ne pas dépasser ou une valeur exacte admise dans votre cellule.

Pour ce faire :

  • Sélectionnez la cellule/plage où la saisie sera restreinte
  • Dans l’onglet Données, groupe Outils de données, dérouler l’option Validation de données puis cliquez sur le bouton du même nom.

Excel affiche cette boite de dialogue :

validation de données dans les cellules Excel
validation de données
  • Options : remplissez les critères de validation
  • Message de saisie : le message à afficher à l’utilisateur
  • Alerte d’erreur : message à afficher en cas d’erreur de saisie.
contrôle de saisie dans les cellules Excel
contrôle de saisie d’une cellule Excel

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